Ils ne sont pas fournis avec des instructions détaillées ou un guide pas-à-pas pour l’animateur. Il existe en effet plusieurs façons d’utiliser ces outils : individuellement, en binômes, en groupe, en atelier, en présentiel ou virtuellement, etc. Nous fournissons ici quelques conseils et considérations sur la manière de les utiliser ou de les adapter à une équipe spécifique et à votre contexte particulier. Il n’y a pas de bonne ou mauvaise manière d’utiliser un outil s’il aide le Comité national de coordination et l’équipe ressources à réfléchir, mieux comprendre et agir pour l’adaptation et l’expansion du plan d’action. Vous pouvez utiliser les feuilles de travail comme modèles pour collecter les données et générer des informations.
Comment fournir ou utiliser ces outils
Utilisation personnelle des outils
Nous avons élaborer les feuilles de travail au cœur de ces outils de façon à garder une certaine qualité d’impression dans des contextes très divers et sans coûts supplémentaires. Elles sont toutes en noir et blanc, avec un fort contraste et peu de couleurs. Elles sont au format A4.
Utilisation numérique des outils
La plupart de ces outils sont des PDF interactifs. Vous pouvez saisir les informations dans des champs et sauvegarder ces documents.
Vous pouvez constater que le groupe est capable d’utiliser des formulaires Google, et saisir des informations dans des documents ou des feuilles de calcul. Est-il nécessaire de disposer de plus de flexibilité que celle offerte par les PDF à compléter ? La plupart de ces feuilles ont des formats de saisie assez simples, facilement adaptable à un document texte, un tableau, une feuille de calcul ou un formulaire en ligne.
De même, certains formats de feuille se prêtent à une collaboration en ligne de type tableau blanc. Les applications Mural, Jamboard de Google ou tout autre outil collaboratif permettent de produire et décrire les idées pour lesquelles chaque outil a été conçu.
Utilisation des outils à distance
Au moment d’écrire ce guide, les plateformes les plus courantes pour des réunions de groupe à distance étaient Zoom, Whereby, Toasty et Microsoft Teams. Elles prennent en charge les réunions visio ou non, le téléchargement de chats et l’enregistrement des réunions pour les participants ne pouvant être présents en temps réel. Plusieurs de ces plateformes permettent également des réunions interactives grâce à des fonctionnalités telles que les sondages ou les votes, les salles de réunion, le partage d’écrans et des jeux. Il existe de nombreux tutoriels et guides vidéo sur chacune de ces plateformes pour étendre et approfondir vos compétences dans l’utilisation des plateformes en ligne pour réunions de groupe.
L’utilisation de tableaux blancs en ligne tels que Mural, Miro et Jamboard de Google permet aussi d’aider à recueillir les idées d’un groupe virtuel. Vous pouvez configurer un tableau blanc en ligne pour inscrire des idées comme vous le feriez sur un tableau à feuilles mobiles, utiliser des notes autocollantes pour y inscrire des idées et les déplacer ensemble, ou encore créer ou utiliser un modèle pour une activité spécifique. Les plateformes de tableaux blancs permettent aux équipes de travailler ensemble en même temps, mais aussi aux personnes de contribuer au moment qui leur convient le mieux.
Utiliser des outils pour faire parler les gens entre eux
Les personnes peuvent bien sûr remplir individuellement des parties de certains outils, mais le principal objectif des outils et de ce guide est d’accroître la collaboration, l’apprentissage et la communication entre le Comité national de coordination et son équipe ressources, les partenaires de mise en œuvre et les autres acteurs. Ces outils sont conçus pour susciter les échanges et l’action.
Utiliser les outils pour noter des éléments relatifs à des actions et des enseignements
Ne pas laisser se perdre un échange ou une idée intéressante ! Des idées et des informations qui émergent des échanges se perdent et sont oubliées si elles ne sont pas bien notées. Il existe de nombreuses manières de documenter ce qu’a trouvé un groupe, notamment en utilisant des outils présentés dans ce guide. Veiller à documenter les interprétations, les idées, les actions trouvées en commun ainsi que les étapes suivantes. Il est important de les noter non pas pour les stocker mais bien pour les utiliser. Votre réflexion va évoluer au cours de l’adaptation et de l’expansion du plan d’action d’éradication des violences à l’encontre des enfants. Vous aurez besoin d’une bonne documentation, sous une forme que vous pourrez partager facilement et qui restera utile et informative au fur et à mesure de l’expansion.